Rendement
Declarabiliteit zegt of je mensen bezig zijn
Declarabiliteit is het deel van je beschikbare uren dat aan klantwerk is besteed. Beschikbaar is je contracturen min verlof, ziekte en feestdagen. Het meet of je mensen bezig zijn, niet of dat bezig zijn iets oplevert. Dat onderscheid is de rest van dit stuk.
Rekenregel
Hoe je het rekent
Uren aan klantwerk gedeeld door netto beschikbare uren, waarbij netto beschikbaar je contracturen zijn min verlof, ziekte en feestdagen.
De rekenregel is één deling. Boven de streep staan de uren die iemand aan klantwerk besteedde, onder de streep de uren die hij die periode netto beschikbaar had. Netto beschikbaar is zijn contracturen min verlof, ziekte en feestdagen: de tijd waarin hij had kunnen werken. Declarabiliteit zegt welk deel daarvan naar een klant ging.
| Post | Uren |
|---|---|
| Contracturen (40 uur per week, vier weken) | 160 |
| Verlof eraf | 16 |
| Feestdag eraf | 8 |
| Netto beschikbaar | 136 |
| Besteed aan klantwerk | 105 |
105 gedeeld door 136 is 77,2 procent. Dat is de declarabiliteit van deze vier weken. Reken je met de bruto 160 uur, dan komt er 65,6 procent uit voor precies dezelfde vier weken, terwijl er geen uur anders is geboekt. Het verschil zit in de noemer, en daar lopen de meeste definities uiteen.
Bij een team tel je geen percentages op maar minuten: alle klantminuten van het team gedeeld door alle netto beschikbare minuten. Het gemiddelde van de losse percentages is iets anders, en het wijkt af zodra niet iedereen evenveel uren werkt. Wil je je eigen cijfer weten, reken hem dan uit met de rekentool voor declarabiliteit, die de aftrek van verlof en feestdagen meeneemt.
Definities
Vier plekken waar definities uiteenlopen
Iedereen geeft dezelfde formule. Wat de uitkomst bepaalt zijn vier keuzes die er zelden bij staan. Dit zijn de onze, en waarom.
Uren op een vaste prijs
Die tellen bij ons volledig mee, net als uren in een retainer. Declarabiliteit meet aan welk werk iemand zijn uren besteedde, niet welk bedrag er die maand op een factuur kwam. Anders beweegt je cijfer mee met je factuurritme.
Verlof, ziekte en feestdagen
Die gaan bij ons van de noemer af. Doe je dat niet, dan zakt je cijfer elke augustus zonder dat er iets is veranderd, en staat het hoog in een maand waarin niemand vrij nam. Je meet dan het vakantierooster.
Afgeboekt herstelwerk
Dat telt bij ons niet mee. Herstel dat je zelf veroorzaakte en afboekt, hoort niet bij het werk dat je verkocht. Tel je het wel mee, dan maakt een misser je cijfer beter in plaats van slechter.
Wie in het bedrijfscijfer zit
Alleen mensen van wie declarabel werk wordt verwacht. Tel je de officemanager mee, dan daalt je cijfer zodra je er een aanneemt, terwijl er niets mis is. Reken je die functies eruit, dan blijft het cijfer over de mensen gaan die je verkoopt.
Geen van deze vier keuzes is de enige juiste. Wat wel fout is, is ze niet maken en je cijfer daarna vergelijken met dat van een ander, of met dat van jezelf van vorig jaar. Twee bureaus die allebei tachtig procent melden, kunnen ver uit elkaar liggen zodra je ze langs dezelfde meetlat legt. De noemer alleen al scheelde hierboven 11,6 procentpunt.
Rekenvoorbeeld
Waarom een vol team nog geen winstgevend team is
Eén vastprijsproject van € 40.000, begroot op 340 uur tegen een kostprijs van € 65 per uur. In het tweede scenario doet hetzelfde team hetzelfde werk in 190 uur.
| Post | Zoals begroot | Sneller gedaan |
|---|---|---|
| Uren besteed | 340 | 190 |
| Omzet | € 40.000 | € 40.000 |
| Kosten (€ 65 per uur) | € 22.100 | € 12.350 |
| Marge | € 17.900 | € 27.650 |
| Effectief uurtarief | € 117,65 | € 210,53 |
Er gingen 150 uur af en de marge op dit project steeg met € 9.750. Tegelijk daalde de declarabiliteit van iedereen die eraan werkte, want er staan 150 uur minder op klantwerk terwijl hun beschikbare uren gelijk bleven. Wie op declarabiliteit stuurt, ziet hier een probleem waar een verbetering staat.
Het omgekeerde geldt net zo goed. Honderd procent declarabel op werk dat verlies draait, is honderd procent van de verkeerde uren. Het getal zegt niets over de prijs die eronder ligt, en bij een vaste prijs zegt het ook niets over de omzet, want die stond al vast.
Daar staat een tegenwerping tegenover die in dit soort stukken meestal wordt weggelaten. Die 150 vrijgekomen uur zijn niet vanzelf winst. De salarissen lopen door, dus die € 9.750 bestaat pas op bedrijfsniveau als er ander betaald werk in die uren past, of als ze naar iets gaan waar je later aan verdient: een eigen product, acquisitie, het opleiden van je mensen. Gebeurt geen van beide, dan heb je je declarabiliteit verlaagd en je resultaat niet verbeterd. Sneller werken levert alleen iets op als je van tevoren weet waar de vrijgekomen tijd heen gaat.
Wat je in beide gevallen wel kunt volgen is de marge per afspraak: wat een project opleverde na de kosten van de uren die erin gingen, met het effectieve uurtarief eronder. Dat getal stijgt in de rechterkolom, precies zoals het hoort. Sympres zet de marge en het effectieve uurtarief per project naast elkaar. Welke prijsvorm welk risico bij wie legt, staat in het artikel over nacalculatie of vaste prijs.
Uitzonderingen
Wanneer declarabiliteit wél het juiste getal is
Twee vragen waarvoor dit nog steeds het beste cijfer is dat je hebt, plus wie er geen software voor nodig heeft.
De eerste vraag is of je genoeg werk hebt voor de mensen die je hebt. Daar gaat het niet om de opbrengst maar om het beslag op je capaciteit, en dat is precies wat deze deling meet. Zakt het cijfer een paar maanden op rij, dan loopt je verkoop achter op je bezetting. Weinig andere getallen laten dat zo vroeg zien.
De tweede is of iemand structureel overloopt. Boven de honderd procent is geen prestatie maar een waarschuwing: er ging meer tijd naar klanten dan er beschikbare uren waren. Die uren komen dus uit verlof, uit een feestdag of uit iemands eigen tijd. Daarom kappen wij het cijfer niet af op honderd procent. Dan gooi je precies het signaal weg waarvoor je het volgt.
Bezetting, declarabiliteit en rendement zijn drie verschillende getallen. Hoe vol de agenda staat, welk deel van de beschikbare uren naar een klant ging, en wat die uren opleverden. Ze worden vaak door elkaar gebruikt, en dat is hoe een druk team maanden kan doorgaan zonder dat iemand ziet dat het niets verdient.
Blijft over de vraag of je hier software voor nodig hebt. Wie op één tarief en één afspraakvorm werkt, heeft aan een urenregistratie genoeg. Je cijfer uitrekenen kan dan met de rekentool voor declarabiliteit, en verder vraagt het geen ERP. Het wringt pas als vaste prijs, nacalculatie en retainers naast elkaar lopen, want dan is hetzelfde uur bij de ene afspraak gewoon omzet en bij de andere een overschrijding. Daar is Sympres voor, en daarvoor niet.
Zo zet Sympres bezetting, declarabiliteit en rendement naast elkaar
Vragen
Veelgestelde vragen over declarabiliteit
Wat is declarabiliteit?
Declarabiliteit is het deel van je beschikbare uren dat aan klantwerk is besteed. Beschikbaar betekent je contracturen min verlof, ziekte en feestdagen. Het is dus geen maat voor winstgevendheid, maar voor bezetting met klantwerk.
Hoe bereken je declarabiliteit?
Deel de uren die je aan klantwerk besteedde door je netto beschikbare uren. Een fulltimer met 160 contracturen in vier weken, 16 uur verlof en 8 uur feestdag heeft 136 uur beschikbaar; 105 uur klantwerk is dan 77,2 procent. De rekentool voor declarabiliteit doet die deling voor je.
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en bezettingsgraad?
Bezettingsgraad gaat over hoe vol je agenda staat, declarabiliteit over welk deel van je beschikbare uren aan een klant is besteed, en rendement over wat die uren opleveren. Drie verschillende getallen die vaak door elkaar worden gebruikt. Een volle agenda kan uit intern werk bestaan, en declarabele uren kunnen verliesgevend zijn.
Wat is een goede declarabiliteit?
Dat hangt te veel af van je rol en je prijsvorm om er één getal voor te geven, en iedereen die er wel een noemt, rekent net anders. Belangrijker is dat je je eigen cijfer over de tijd met dezelfde definitie volgt, en dat je het naast je marge legt in plaats van ervoor in de plaats.
Kan declarabiliteit boven de honderd procent uitkomen?
Ja, en dat hoort zichtbaar te zijn. Het betekent dat er meer aan klanten is besteed dan er beschikbare uren waren, dus dat er wordt doorgewerkt in verlof, op een feestdag of in eigen tijd. Afkappen op honderd procent gooit precies dat signaal weg.