Afspraken en scope
Nacalculatie of vaste prijs?
Bij nacalculatie factureer je wat je werkelijk besteedt, bij een vaste prijs wat je vooraf hebt afgesproken. Het verschil is geen administratiekeuze maar een risicoverdeling: bij nacalculatie draagt de klant het risico van uitloop, bij een vaste prijs draag jij het. Wie het meeste weet over de onzekerheid, hoort het risico te dragen.
Uitgangspunt
De prijsvorm verdeelt het risico
Elke offerte bevat een onzekerheid over het aantal uren. De prijsvorm bepaalt niet of die onzekerheid er is, alleen wie de rekening krijgt als hij de verkeerde kant op valt.
Daaruit volgt een bruikbare regel: leg het risico bij de partij die het meeste weet over de onzekerheid. Heb je dit soort werk al tientallen keren gedaan en is de opdracht scherp omschreven, dan weet jij beter wat het gaat kosten dan je klant. Een vaste prijs is dan redelijk, en het verschil tussen je raming en je uitvoering is je verdienste. Ligt de onzekerheid bij de klant (zijn data, zijn besluitvorming, zijn andere leveranciers), dan weet hij meer dan jij en hoort hij het risico te dragen.
In de praktijk gaat het vaak precies andersom. De klant vraagt juist een vaste prijs voor het werk waarvan niemand de omvang kent, omdat hij dan zekerheid heeft. Wie daarin meegaat, verkoopt een verzekering zonder de premie te rekenen. Dat kan een keer goed uitpakken, maar het is geen prijsstelling; het is een weddenschap op een raming die je zelf niet vertrouwt.
Bij nacalculatie merk je die weddenschap niet, want elk uur gaat op de factuur. Bij een vaste prijs loopt de rekening op zodra de opdracht groeit terwijl de afspraak blijft staan. Wat dat kost, staat in het artikel over scope creep.
Rekenvoorbeeld
Dezelfde opdracht, twee prijsvormen
Hetzelfde project als in het scope-creep-artikel: 340 uur begroot, 398 uur werkelijk, kostprijs € 65 per uur. Op nacalculatie tegen € 115 per uur, of voor een vaste prijs van € 40.000.
| Post | Nacalculatie | Vaste prijs € 40.000 |
|---|---|---|
| Omzet | € 45.770 | € 40.000 |
| Kosten (398 u × € 65) | € 25.870 | € 25.870 |
| Marge | € 19.900 | € 14.130 |
| Effectief uurtarief | € 115,00 | € 100,50 |
Het effectieve uurtarief in de laatste regel is de omzet gedeeld door de 398 gewerkte uren, dus vóór de kostprijs van die uren. Directe kosten zoals inhuur of licenties gaan er wel af zodra die er zijn; in dit voorbeeld zijn ze er niet.
Het verschil van € 5.770 is niet jouw verlies. Het is de prijs van de zekerheid die de klant heeft gekocht: hij wist vooraf wat hij kwijt zou zijn, en de 58 uur uitloop kwamen voor jouw rekening. Daar is een vaste prijs voor bedoeld.
De vraag is dus niet of je marge misliep, maar of je die zekerheid goed genoeg hebt beprijsd. € 40.000 voor 340 begrote uren is € 117,65 per uur, tegen een tarief van € 115. Er zat een opslag van ruim twee procent in, en die was te klein voor 58 uur uitloop.
Eén project bewijst daar niets over. Waren het 300 uur geworden, dan had dezelfde vaste prijs € 20.500 marge opgeleverd en had niemand een vraag gesteld. Je weet het pas als je van genoeg afgeronde projecten weet wat ze werkelijk kostten. Twintig nacalculaties laten zien welk soort opdracht je systematisch te laag begroot, en dat is de enige grond waarop je de volgende vaste prijs kunt verdedigen.
Vergelijking
Vijf vormen en wie het risico draagt
Drie vragen per prijsvorm: wie betaalt de uitloop, wanneer kies je hem, en wat moet je administratie ervoor kunnen.
| Prijsvorm | Wie draagt het risico | Wanneer je hem kiest | Wat je administratie moet kunnen |
|---|---|---|---|
| Nacalculatie | Jij: geen urenrisico. Klant: betaalt elke uitloop en kent het eindbedrag niet vooraf. | De scope is onduidelijk of ligt bij de klant: onderzoek, doorlopende ontwikkeling, werk dat afhangt van zijn data of zijn besluitvorming. | Uren per opdracht en het afgesproken tarief. |
| Nacalculatie met plafond | Jij: alles boven het plafond. Klant: de uitloop tot het plafond. | De klant wil weten wat het maximaal wordt, maar de scope is te los voor een vaste prijs. | Hetzelfde, plus bewaking van het plafond tijdens het werk. |
| Vaste prijs | Jij: de uitloop. Klant: betaalt een buffer, ook als die niet nodig blijkt. | De scope is helder en je hebt vergelijkbaar werk vaker gedaan, dus je weet meer over de onzekerheid dan de klant. | Budgetbewaking en vastgelegde meerwerkbesluiten. |
| Mijlpalen | Jij: de uren binnen elke mijlpaal. Klant: een traject dat halverwege stopt. | Een lang traject dat in duidelijke fasen uiteenvalt, waarbij beide partijen tussentijds willen kunnen stoppen. | Oplevering gekoppeld aan een factuurmoment. |
| Retainer | Jij: de uitloop binnen de bundel. Klant: betaalt capaciteit die hij niet gebruikt. | Doorlopend werk met een voorspelbaar volume, waarbij beschikbaarheid belangrijker is dan de losse opdracht. | Bundels, overloop naar de volgende periode en indexatie. |
De rechterkolom is de rekening die bij je keuze hoort. Alleen bij zuivere nacalculatie volstaat een urenregistratie: elk uur gaat tegen hetzelfde tarief op de factuur. Bij de vier andere vormen moet ergens vastliggen waar de grens ligt, en moet iemand die grens tijdens het werk bewaken.
Lastig wordt het pas als twee vormen naast elkaar lopen bij dezelfde klant, wat bij een beetje bureau het normale geval is. Hetzelfde uur is dan bij de ene afspraak gewoon omzet en bij de andere een overschrijding. Zonder koppeling aan de afspraak is dat verschil achteraf niet meer te maken, en dan discussieer je over uren in plaats van over werk. Wat wel of niet meerwerk is, hangt aan diezelfde koppeling.
Zo legt Sympres per project de afspraak, het budget en het resultaat naast elkaar
Uitzonderingen
Wanneer geen van beide past
Drie situaties waarin het antwoord niet in de prijsvorm zit, plus wie hier geen projectadministratie voor nodig heeft.
Als de opdracht zo onduidelijk is dat je geen plafond durft te noemen, is hij nog niet te begroten. Verkoop dan eerst een afgebakend vooronderzoek: een vaste prijs voor twee weken analyse, met een offerte voor het echte werk als resultaat. Je verkoopt dan het wegnemen van de onzekerheid, en dat is op dat moment het enige dat eerlijk te beprijzen valt.
Als de klant een vaste prijs eist voor werk waarvan de scope bij hem ligt, is de scope het probleem en niet de prijsvorm. Geen enkel tarief repareert een opdracht waarvan de omvang afhangt van hoeveel afdelingen er nog een mening over krijgen. Leg eerst vast wat er precies af moet zijn, of werk op nacalculatie met een plafond per fase.
En als je de vaste prijs alleen aandurft omdat je er dertig procent buffer in rekent, verkoop je die buffer en niet je werk. Verlies je de opdracht, dan verlies je hem aan die buffer. Win je hem, dan weet je achteraf nog steeds niet of je goed gerekend hebt, want de buffer verbergt het. Een opslag van die omvang is geen prijs maar een erkenning dat je de omvang niet kent, en dan is een plafond eerlijker.
Blijft over de vraag of je hier software voor nodig hebt. Wie uitsluitend op nacalculatie werkt met één tarief, heeft geen projectadministratie nodig. Elk geregistreerd uur gaat tegen hetzelfde tarief op de factuur; een urenregistratie met facturatie volstaat. Het wordt pas een administratieprobleem zodra er een tweede vorm bij komt.
Vragen
Veelgestelde vragen over nacalculatie
Wat is nacalculatie?
Nacalculatie is factureren op basis van wat er werkelijk is besteed: de gewerkte uren tegen het afgesproken tarief, plus gemaakte kosten. De begroting vooraf is dan een verwachting, geen toezegging.
Wat is het verschil tussen voorcalculatie en nacalculatie?
Voorcalculatie is de raming vooraf waarmee je de opdracht begroot en aanbiedt. Nacalculatie is de vaststelling achteraf van wat het werkelijk heeft gekost. Ook bij een vaste prijs hoor je na te calculeren; anders weet je nooit of je prijsstelling klopt.
Is nacalculatie of een vaste prijs beter?
Dat hangt af van wie het meeste weet over de onzekerheid. Is de scope helder en heb je vergelijkbaar werk vaker gedaan, dan is een vaste prijs meestal het meest winstgevend. Is de scope onduidelijk of ligt hij bij de klant, dan is nacalculatie eerlijker en rustiger.
Mag je bij nacalculatie meer uren factureren dan begroot?
Een begroting is een raming en geen toezegging, dus in beginsel wel. Heb je die begroting als richtprijs afgegeven, dus als een geschat eindbedrag waar de klant van uit mag gaan in plaats van een vrijblijvende indicatie, dan ligt het anders. Bij aanneming van werk mag je een richtprijs volgens artikel 7:752 lid 2 BW met niet meer dan tien procent overschrijden, tenzij je de opdrachtgever zo tijdig mogelijk hebt gewaarschuwd voor de waarschijnlijkheid van een verdere overschrijding, zodat hij het werk nog kan beperken of vereenvoudigen. Die waarschuwing hoort er dus te zijn voordat de overschrijding er is, en is geen beleefdheid maar een voorwaarde. Werk je op basis van opdracht in plaats van aanneming van werk, wat bij bureaus en IT-dienstverleners het gewone geval is, dan gelden je eigen voorwaarden. Wat er in jouw geval geldt, hangt dus af van de contractvorm en van wat je zelf hebt afgesproken.Een afgesproken plafond of een signaal bij tachtig procent zorgt dat de waarschuwing op tijd komt. Laat een jurist naar je voorwaarden kijken; dit is geen juridisch advies.