Meerwerk: wanneer is extra werk een nieuw akkoord?

Toetsing

Drie toetsen, dan een beslissing

Drie vragen, in deze volgorde, gevolgd door de beslissing die daaruit volgt. Pas als je de drie toetsen hebt doorlopen, weet je van wie de rekening is.

Toets 1
Staat het in de opdracht?

Lees de omschrijving, niet je herinnering aan het gesprek. Staat het er niet in, dan is het kandidaat voor meerwerk.
Toets 2
Is het onze eigen fout?

Herstelwerk en een te lage inschatting zijn geen meerwerk. Dat is de prijs van een vaste prijs.
Toets 3
Is er al een akkoord?

Een eerder geaccepteerde wijziging kan dit al dekken. Zoek dat op voordat je een nieuw voorstel stuurt.
Jij
Beslis en leg vast

Binnen de afspraak houden, voorleggen aan de klant, of intern afboeken. Alle drie zijn goede uitkomsten. Niet beslissen is de enige slechte.

De volgorde doet ertoe. Wie bij toets 1 begint, leest eerst wat er is afgesproken en pas daarna wat er is gebeurd. Andersom werkt het niet: als je begint bij de vraag of het redelijk is dat de klant dit betaalt, praat je over de relatie en niet over de afspraak, en dan wint de partij die het langst volhoudt.

Toets 2 wordt intern het vaakst overgeslagen. Werk dat nodig is omdat een inschatting te laag was, voelt als extra werk, want het staat niet in de begroting. Voor de klant is het dat niet. Hij heeft een vaste prijs gekocht en de inschatting is van jou.

Rekenvoorbeeld

Een maand, drie soorten uren

Een onderhoudsretainer van 16 uur per maand voor € 1.840, dat is € 115 per uur. In maart is 23 uur gewerkt.

Uren	Wat het was	Uitkomst
16 u	Regulier onderhoud	Binnen de bundel
4 u	Storing na een eigen update	Interne overschrijding, afboeken
3 u	Nieuwe koppeling met de webshop	Meerwerk, € 345

Alle 23 uur staan in dezelfde urenregistratie en zien er hetzelfde uit: een datum, een project, een omschrijving en een aantal. Het verschil ontstaat pas als iemand ze naast de afspraak legt, en dat is precies het moment dat in de meeste bureaus ontbreekt. Niet omdat niemand het kan, maar omdat het niemands taak is.

De factuur van maart wordt dus € 1.840 plus € 345. De vier uur storing verdwijnen niet uit het systeem, ze komen alleen op de juiste rekening terecht: die van jou. Dat is geen verlies dat je verbergt, dat is de prijs van de update die je zelf hebt uitgerold.

Zo toetst Sympres elk geregistreerd uur aan de afspraak

Voorbeeldteksten

Twee teksten die je kunt sturen

Kort, zonder verontschuldiging vooraf, en met een expliciete vraag aan het eind.

Vooraf, voordat het werk begint

Je vroeg of de bestellingen automatisch naar de webshop kunnen. Dat zit niet in het onderhoudscontract, dus ik maak er een apart voorstel van: 3 uur, € 345 exclusief btw. Het reguliere onderhoud loopt gewoon door, dit komt erbovenop en kan volgende week af zijn. Laat je even weten of je hiermee akkoord gaat?

Achteraf, als het al gedaan is

Bij het opleveren van de nieuwe module liepen we vast op de oude productdata. Die moest eerst worden opgeschoond, anders werkte de module niet, en we hebben dat er meteen bij gedaan: 6 uur. Dat had ik vooraf aan je moeten voorleggen en dat is niet gebeurd, dus ik leg de keuze nu bij jou. 6 uur is € 690 exclusief btw. Zet ik dat op de factuur van deze maand, of laten we het hierbij?

De tweede tekst is de zwakkere van de twee. Je vraagt iemand om akkoord te gaan met werk dat al klaar is, en die vraag kan hij alleen met ja of met een ongemakkelijk nee beantwoorden. Soms is dat de enige optie die je hebt, en dan is deze tekst beter dan stilte of dan een factuurregel die uit het niets komt.

Maar wie hem elke maand nodig heeft, heeft geen factuurprobleem. Dan wordt er structureel te laat getoetst: het werk is al gedaan voordat iemand bedacht dat het buiten de opdracht viel. Dat los je op aan de voorkant, bij het verzoek, niet bij de maandafsluiting.

Uitzonderingen

Wanneer je het beter niet factureert

Onder het half uur kost het gesprek meer dan de factuur. Een voorstel schrijven, laten lezen en laten goedkeuren kost aan beide kanten tijd, en voor € 57,50 weegt dat niet op. Reken die kleine dingen niet door, maar registreer ze wel. Als ze zich opstapelen tot een dag per maand, is dat geen goodwill meer maar een gat in de omschrijving van je contract.

Bij een klant die midden in een aanbesteding zit of net van contactpersoon is gewisseld, kan goodwill meer waard zijn dan de € 345. Dat mag, mits het een besluit is. Leg vast dat je het afboekt en waarom, zodat het bij de volgende verlenging op tafel ligt in plaats van vergeten te zijn.

Herstelwerk hoort nooit op de factuur, ook niet als het veel tijd kost. De uren die nodig zijn om je eigen update recht te zetten, horen bij het werk dat je al verkocht hebt. Ze alsnog doorbelasten levert vier uur op en kost je meer vertrouwen dan die uren waard zijn.

En soms is deze hele toetsing overbodig. Wie per klant één factuurregel per maand stuurt, tegen één tarief, hoeft niets naast een afspraak te leggen: elk geregistreerd uur gaat erop. Een urenregistratie met facturatie volstaat dan. Het gaat pas tijd kosten zodra één factuur uren uit meerdere afspraken bevat: een bundel, een vaste prijs en los meerwerk op hetzelfde overzicht. Dan moet per regel vaststaan waaronder een uur valt voordat de factuur de deur uit kan, en dat is het punt waarop Sympres werk uit handen neemt.

Vragen

Veelgestelde vragen over meerwerk

Wat is meerwerk?

Meerwerk is werk dat buiten de afgesproken opdracht valt en waarvoor een aanvullende vergoeding wordt gevraagd. Werk dat binnen de opdracht valt is geen meerwerk, ook niet als het meer tijd kost dan begroot.

Mag je meerwerk factureren zonder akkoord vooraf?

Dat is riskant. Bij aanneming van werk en door de klant gevraagde wijzigingen bepaalt artikel 7:755 BW dat je een prijsverhoging alleen kunt vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak ervan, tenzij hij die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Bij dienstverlening gelden je eigen voorwaarden. Wat er in jouw geval geldt, hangt dus af van de contractvorm en van wat je zelf hebt afgesproken.Laat een jurist naar die voorwaarden kijken; dit is geen juridisch advies.

Wat is het verschil tussen meerwerk en scope creep?

Meerwerk is extra werk dat is herkend, voorgelegd en vastgelegd. Scope creep is hetzelfde werk zonder die stappen, en komt daarom voor eigen rekening.

Hoe leg je meerwerk vast?

Met een omschrijving van wat er extra gedaan wordt, het bedrag of het aantal uren, het gevolg voor de planning, en een akkoord van iemand die daarover gaat. Dat akkoord hoort in hetzelfde dossier te staan als de oorspronkelijke afspraak, niet in een mailbox.