Voor software- en digitale bureaus
Bedrijfssoftware voor bureaus met projecten en retainers
Een webshop tegen vaste prijs, sprints op nacalculatie en een onderhoudsretainer, vaak bij dezelfde klant. Sympres houdt die afspraken uit elkaar, laat zien waar werk buiten de afspraak valt en zet de maandfactuur klaar.
Herkenbaar?
Drie momenten waarop het nu misgaat
Vaste prijs, toch extra werk
Een wijziging sluipt het project in. Pas bij de nacalculatie blijkt dat er 40 uur meer in zit, en dan is het te laat om het met de klant te bespreken.
De retainer loopt stilletjes over
Support, kleine wijzigingen en overleg komen allemaal op “onderhoud”. Wat de retainer werkelijk oplevert, weet niemand precies.
De maandafsluiting kost dagen
Uren navragen, regels corrigeren, tarieven checken. De factuur gaat later de deur uit en roept toch nog vragen op bij de klant.
Zo werkt het
Van afspraak tot conceptfactuur in zes stappen
Vier stappen bereidt Sympres voor. Bij twee beslis jij.
-
Jij
Afspraak vastleggen
Vaste prijs, nacalculatie of retainer, met tarieven en wat inbegrepen is.
-
Sympres
Plannen
Werk naast bestaande verplichtingen en verlof in de planning.
-
Sympres
Uren voorbereiden
Weekstaten vooringevuld uit agenda en activiteit. Medewerkers bevestigen.
-
Sympres
Toetsen aan de afspraak
Werk buiten scope of boven budget komt direct als signaal bij de projectleider.
-
Sympres
Concept samenstellen
Conceptfacturen per afspraak, met ontbrekende uren en afwijkende tarieven gemarkeerd.
-
Jij
Akkoord en overdracht
Eén akkoord op de batch. Moneybird verzendt en boekt.
Voorbeelddossier
Eén klant, drie soorten afspraken
Veldhuis Retail (fictief) heeft een nieuwe webshop tegen vaste prijs, doorlopende sprints op nacalculatie en een onderhoudsretainer van 16 uur per maand.
- Uren op de webshop tellen tegen het vaste budget, niet tegen de factuur.
- Een wijzigingsverzoek wordt pas meerwerk na akkoord van de klant.
- Support binnen de retainer staat apart van nieuwe functionaliteit.
- Per afspraak zie je opbrengst, directe kosten en resterend budget.
€ 38.000 · 312 van 330 u verbruikt 95%
Sprint 14 · 46 u · € 5.290 Lopend
September: 19,5 u, waarvan 3,5 u ter beoordeling Beoordelen
Per rol
Iedereen ziet wat voor hem telt
Eigenaar en operations
Opbrengst per afspraak, bezetting en welke opdracht nog past.
Projectleider
Budget, signalen over scope en voorstellen die op een besluit wachten.
Finance
Conceptfacturen met uitleg per regel en een schone overdracht naar de boekhouding.
Medewerkers
Een vooringevulde weekstaat en duidelijk op welk project of contract ze schrijven.
Waarom bureaus overstappen
Stop met administreren. Begin met sturen.
Weekstaten die zichzelf vullen
De Urenbewaker haalt uren uit agenda, tickets en activiteit. Je team bevestigt in seconden in plaats van vrijdagmiddag te puzzelen.
Meerwerk op het moment zelf
Buiten scope? Dan weet de projectleider het vandaag, met een meerwerkofferte klaar op basis van de geregistreerde uren.
Rendement per afspraak
Vraag de Controller wat je retainers opleveren of welk project uitloopt, en krijg antwoord op cijfers van vandaag.