Uren en facturatie
Wat is volgens de afspraak factureerbaar?
Niet elk extra uur is meerwerk, en niet elk gewerkt uur hoort op de factuur. Sympres toetst registraties aan de afspraak, laat uitzonderingen zien vóór de maandafsluiting en zet uitlegbare conceptfacturen klaar voor je boekhouding.
Drie afspraken, één extra uur
Wat er gebeurt met een uur dat niet gepland was
| Afspraak | Voorbeeld | Extra uur is… | Wat Sympres doet |
|---|---|---|---|
| Vaste prijs | Webshop € 38.000, 330 u begroot | Een interne overschrijding, geen factuurregel | Toont budgetverbruik en signaleert bij 80% en 100%. Is het een wijziging, dan vraagt Sympres of er een akkoord nodig is. |
| Nacalculatie | Sprints tegen € 115 per uur | Factureerbaar, mits op de juiste opdracht | Neemt het uur op in de conceptfactuur en markeert uren zonder opdracht of met een afwijkend tarief. |
| Retainer | 16 u onderhoud per maand, € 1.840 | Afhankelijk van wat er in de retainer valt | Toetst het werk aan de omschrijving. Buiten scope wordt een voorstel voor de projectleider; binnen scope telt het tegen de 16 uur. |
Maandafsluiting
Uitzonderingen eerst, dan de batch
Aan het eind van de maand zie je niet eerst veertig facturen, maar de vijf dingen die aandacht nodig hebben.
- Medewerkers met ontbrekende uren in de afgelopen periode
- Uren zonder opdracht of op een gesloten project
- Tarieven die afwijken van het contract
- Werk buiten scope dat nog niet beoordeeld is
- Dubbele regels en ontbrekende inkoopnummers
De Facturatie-agent bereidt dit elke maand automatisch voor. Jij geeft één akkoord.
2 medewerkers missen uren
R. Jansen (8 u), L. Mulder (4 u) Herinnerd
R. Jansen (8 u), L. Mulder (4 u) Herinnerd
4 u zonder opdracht
Koster Techniek, 23 september Toewijzen
Koster Techniek, 23 september Toewijzen
Afwijkend tarief
€ 105 geboekt, contract zegt € 115 Corrigeren
€ 105 geboekt, contract zegt € 115 Corrigeren
13 conceptfacturen gecontroleerd
Totaal € 48.215,50 excl. btw
Totaal € 48.215,50 excl. btw
Wie doet wat
Tot en met de betaalde factuur
Sympres maakt de conceptfactuur en draagt hem over aan Moneybird. Moneybird of Exact Online verzendt en boekt de factuur, en de betaalstatus komt terug in Sympres. Zo zie je per klant en per project wat er openstaat.
Details van de Moneybird-koppeling